国家教委印发关于办理出席国际学术会议程序和有关手续的通知
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国家教委印发关于办理出席国际学术会议程序和有关手续的通知
国家教委印发关于办理出席国际学术会议程序和有关手续的通知
[85]教外际字456号
现将我委外事局《关于办理出席国际学术会议程序和有关手续的通知》发给你们,请按照执行。
一九八五年六月二十五日
关于办理出席国际学术会议程序和有关手续的通知
今年以来,我们对办理出席国际学术会议手续作了某些改变。为适应新的情况,有效地进行工作,现将改变后的办事程序和有关手续通知如下:
一、申请出席国际学术会议需具备以下材料:
1.学校的申请报告。报告必须说明参加本届会议的理由,预期达到的目的,是否备有论文及论文是否已被会议接受,国外停留时间,经费负担办法等。
2.报送申请报告的同时应附上《出国参加国际学术会议申请卡片》(一式二份)和《出国人员登记表》一份(见附件一、二)。
3.如已收到国外会议邀请信及顺访邀请信,应一并附在申请报告土。
二、我委批准出席会议的文件下达后,各校应及时办理以下各项事宜:
1.按要求对出国人员进行政审。
2.向外事局报送出国计划(包括路线)。制定计划,应注意讲究效益。考察地点宁肯少些,但要深入些。出国路线必须符合经济、合理的原则,不要绕道而行。如有特殊任务要增加访问地点,学校要在报告中说明理由并附上邀请信,经外事局批准后方可列入出访计划。
3.外事局审核出国计划后,发出通知(见附件三)。业经批准的出国路线不得任意改变。凡未经学校同意,个人临时向外事局提出改变出国路线,一律不予受理。
4.学校根据外事局批准的出国期限、出国路线,按原教育部《关于出席国际会议非贸易外汇额度的暂行使用办法》编制预算一式二份,报我委总务司财务处审核,由财务处每半年将外汇额度和三联单下达各校一次(上半年的在当年1月初下达,下半年的在当年6月上旬下达)。
5.学校按外事局批准的出国路线预订往返国际机票,并复印一份寄外事局国际处(注明会议名称)。
6.凡在北京购买国际机票者,学校财务部门应在出国人员启程前20天将购买机票的人民币电汇到我委教育对外交流服务处(开户银行:中国工商银行北京西长安街分理处,帐号:8901-619)。出国人员到服务处领取护照时,持汇票收据复印件换取购买机票的银行支票。在外地购买机票者,由学校自行委托出境地点的单位代办。
7.如需我委办理护照、签证,请学校主管单位将出国人员的任务批件(复制件)、政审批件(复制件)、本人照片、有关邀请信、《申请护照、签证事项表》、有关外国驻华使馆颁发的申请入境签证表(已有护照者连同护照)一并送至我委教育对外交流服务处办理手续。如无特殊需要,不必请学者亲自来办理,以节约时间,提高工作效率。
三、出席国际会议的同志回国后必须按照外事局拟定的总结提纲(见附件四),认真写出总结报告,在回国后两个月内由学校寄外事局国际合作处二份,同时填报一份出席国际学术会议登记表(见附件五)。并请将总结副本迳寄武汉市华中工学院《国际学术动态》编辑部二份。
四、为协调我委派出的几个单位参加同一个会议人员的对外活动,互相通气,由外事局指定一个牵头单位负责协调工作。牵头单位的职责如下:
1.尽早召集与会人员开会,认真做好与会的各项准备工作,讨论制定出国计划报外事局审核。
2.负责办理护照签证手续及订出国机票。
3.统一对外办理注册、订旅馆等手续。凡经外事局办理汇寄注册费及预订旅馆费的会议,应将填妥的注册表、旅馆订单复制件及打印好的银行汇款单(一式二份)寄外事局国际合作处。
4.回国后,由牵头单位组织与会人员认真做好总结。向外事局口头汇报后,每人要写一份个人参加会议的总结(内容应力求详尽,主要是学术性的)。
过去的规定与本通知不一致的,以本通知为准。
附件:一、出国参加国际学术会议申请卡片
二、出国人员登记表(略)
三、出国参加国际学术会议通知(略)
四、出国参加国际学术会议及会后参观总结提纲
五、出席国际学术会议登记表(略)
附件一:
出国参加国际学术会议申请卡片
学校名称:
会议
名称
中文:
英文:
会议时间: 19 年 月 日至 月 日
会议地点: 国 州(省) 市
会议主办单位(全称)及会议组织者的姓名(全名)、地址、电话:
本届会议有无“两个中国”、“一中一台”问题:
会议主要内容:
参加会议的必要性:
向会议提交论文的题目及作者,是否已被采纳:
经费负担办法:
会后顺访国家、城市、单位名称、天数(邀请信附后)
出席会议人选
姓名
性别
年龄
职务、专业
外语能力
(以下由国家教育委员会填写)
签发
核稿
拟稿
在国外停留______天,访问_________
_______________________。
经费负担办法:_________________
国家教育委员会
一九 年 月 日
抄送
单位:
附件四:
出国参加国际学术会议及会后参观总结提纲
一、会议概况。有无“两个中国”或“一中一台”问题。
二、我国有哪几位同志参加会议、备有论文。与会外国学者对我国学者论文的评价及反映。
三、详细说明出访(包括参加会议及会后参观)内容与收获。论述本学科有什么新的动向及趋势,这次出访在何种程度上达到了预期的目的。
四、介绍访问或接触到的单位、人员的特点及研究方向等情况(特别要详细介绍既有真才实学、又是年富力强,且对我友好的学者)。
五、出访后,对国内的教学和科研工作有何建议,你打算如何付诸行动。
六、外国学者及海外华人、侨胞对你所从事的学科提出了哪些建议,你认为是否可行,可由何单位落实。
七、本学科今后几年内有哪些水平较高的伙计会议?主办单位及负责人的姓名、地址、电话。
八、带回资料目录(外文)。
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